Руководство пользователя

Обзор

ПростоДокументы — веб-приложение для ведения первичных документов малого бизнеса. Оно объединяет справочник контрагентов, архив документов, складской учёт и печатные формы. Работает в браузере; приложение доступно по адресу bp.host-kit.ru/app.

Основные сущности связаны между собой: фирмы участвуют в документах, строки документов ссылаются на товары и формируют движения на складе, а к документам привязываются оплаты. Введённые один раз данные переиспользуются везде.

Начало работы

1. Откройте bp.host-kit.ru/app и войдите под своей учётной записью.
2. В разделе Фирмы добавьте свою организацию (вкладка «Наши фирмы») и контрагентов.
3. По желанию наполните раздел Товары — это ускорит ввод строк документов.
4. Создайте первый документ в разделе Архив и распечатайте нужную форму.

Фирмы и подписанты

Раздел Фирмы делится на две вкладки: Наши фирмы (продавцы, ваши организации) и Контрагенты (покупатели и поставщики). У каждой фирмы хранятся краткое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефон, e-mail, банковские реквизиты и флаг «Без НДС».

Подписанты

В карточке фирмы можно указать подписантов — руководителя и бухгалтера. Их фамилии автоматически попадают в подписи печатных форм.

Товары и услуги

Справочник Товары хранит номенклатуру с группами, единицей измерения и ставкой НДС. При вводе строки документа достаточно начать печатать наименование — приложение подставит единицу, ставку НДС и привяжет позицию к каталогу. Товары можно распределять по группам и быстро искать.

Документы и НДС

Поддерживаются три типа документов: Счёт на оплату, Накладная и Счёт-фактура. У каждого документа есть направление: «Реализация» (отгрузка покупателю) или «Приход» (поступление от поставщика на склад вашей фирмы).

• Стороны документа подставляются по направлению: при реализации продавец — ваша фирма, при приходе получатель — ваша фирма.
• Каждая строка содержит наименование, единицу, количество, цену и ставку НДС. Сумма считается автоматически, итог обновляется на лету.

Оплаты

К документу можно добавлять оплаты с датой, суммой и примечанием (например, номер платёжного поручения). Приложение показывает оплаченную сумму и остаток долга. В архиве есть фильтр «Только неоплаченные» для контроля задолженности.

Склад

Раздел Склад не требует отдельного ввода — остатки и обороты считаются прямо из строк документов: приход прибавляет количество, реализация вычитает. Для каждой позиции показаны начальный остаток, приход, реализация и остаток на конец периода.

• Фильтры: наша фирма (склад), тип документов-движений и период.
• По умолчанию учитываются только накладные, чтобы счёт и счёт-фактура не задваивали движение.
• Двойной клик по позиции открывает карточку со всеми её движениями.

Печатные формы

Из любого документа доступны три печатные формы в PDF:

• Счёт на оплату — с банковскими реквизитами продавца и подписями.
• Товарная накладная ТОРГ-12 — унифицированная форма (альбомная ориентация).
• Счёт-фактура — по постановлению № 1137.

PDF открывается в новой вкладке. Перед печатью сохраните изменения документа. Подписи берутся из подписантов фирмы-продавца.

Поиск в стиле Кит

На списках работает единый поиск: слово «Поиск» слева от поля переключает режим — подсветка найденных строк или фильтр (показывать только найденные). Справа счётчик в формате «N из ВСЕГО». Поиск идёт подстрокой без учёта регистра, первая найденная строка становится курсором. Запрос и режим сохраняются между перезагрузками.

Роли и доступ

Вход выполняется по учётной записи. Доступ к приложению открыт ролям bisnesspak и admin. Если при входе появляется сообщение «Нет доступа» — обратитесь к администратору для назначения роли.

Вопросы и ответы