Руководство пользователя

Обзор

ПростоДокументы — веб-приложение для ведения первичных документов малого бизнеса. Оно объединяет справочник контрагентов, архив документов, складской учёт и печатные формы. Работает в браузере; приложение доступно по адресу bp.host-kit.ru/app.

Основные сущности связаны между собой: фирмы участвуют в документах, строки документов ссылаются на товары и формируют движения на складе, а к документам привязываются оплаты. Введённые один раз данные переиспользуются везде.

Начало работы

1. Откройте bp.host-kit.ru/app и войдите под своей учётной записью.
2. В разделе Фирмы добавьте свою организацию (вкладка «Наши фирмы») и контрагентов.
3. По желанию наполните раздел Товары — это ускорит ввод строк документов.
4. Создайте первый документ в разделе Архив и распечатайте нужную форму.

Фирмы и подписанты

Раздел Фирмы делится на две вкладки: Наши фирмы (продавцы, ваши организации) и Контрагенты (покупатели и поставщики). У каждой фирмы хранятся краткое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефон, e-mail, банковские реквизиты и флаг «Без НДС».

Подписанты

В карточке фирмы можно указать подписантов — руководителя и бухгалтера. Их фамилии автоматически попадают в подписи печатных форм.

Товары и услуги

Справочник Товары хранит номенклатуру с группами, единицей измерения и ставкой НДС. При вводе строки документа достаточно начать печатать наименование — приложение подставит единицу, ставку НДС и привяжет позицию к каталогу. Товары можно распределять по группам и быстро искать.

Документы и НДС

Поддерживаются три типа документов: Счёт на оплату, Накладная и Счёт-фактура. У каждого документа есть направление: «Реализация» (отгрузка покупателю) или «Приход» (поступление от поставщика на склад вашей фирмы).

• Стороны документа подставляются по направлению: при реализации продавец — ваша фирма, при приходе получатель — ваша фирма.
• Каждая строка содержит наименование, единицу, количество, цену и ставку НДС. Сумма считается автоматически, итог обновляется на лету.

Оплаты

К документу можно добавлять оплаты с датой, суммой и примечанием (например, номер платёжного поручения). Приложение показывает оплаченную сумму и остаток долга. В архиве есть фильтр «Только неоплаченные» для контроля задолженности.

Склад

Раздел Склад не требует отдельного ввода — остатки и обороты считаются прямо из строк документов: приход прибавляет количество, реализация вычитает. Для каждой позиции показаны начальный остаток, приход, реализация и остаток на конец периода.

• Фильтры: наша фирма (склад), тип документов-движений и период.
• По умолчанию учитываются только накладные, чтобы счёт и счёт-фактура не задваивали движение.
• Двойной клик по позиции открывает карточку со всеми её движениями.

Печатные формы

Из любого документа доступны три печатные формы в PDF:

• Счёт на оплату — с банковскими реквизитами продавца и подписями.
• Товарная накладная ТОРГ-12 — унифицированная форма (альбомная ориентация).
• Счёт-фактура — по постановлению № 1137.

PDF открывается в новой вкладке. Перед печатью сохраните изменения документа. Подписи берутся из подписантов фирмы-продавца.

Поиск в стиле Кит

На списках работает единый поиск: слово «Поиск» слева от поля переключает режим — подсветка найденных строк или фильтр (показывать только найденные). Справа счётчик в формате «N из ВСЕГО». Поиск идёт подстрокой без учёта регистра, первая найденная строка становится курсором. Запрос и режим сохраняются между перезагрузками.

Бот и канал в MAX

Техподдержка работает в мессенджерах MAX и Telegram: бот «Простые документы» — max.ru/id632103803520_4_bot и t.me/prostodok_bot. Любое сообщение боту становится обращением: оператор видит его в разделе «Поддержка» приложения и отвечает в тот же диалог. К сообщению можно приложить скриншот или файл — вложение попадёт в обращение.

Кнопки бота

• 💬 Задать вопрос — новое обращение в техподдержку.
• 📋 Мои обращения — последние обращения со статусами и кнопкой «Закрыть».
• 🔑 Привязать аккаунт — ввод кода из приложения («Профиль» → «Код для бота», действует 15 минут). При подтверждении регистрации через MAX привязка происходит сама.
• 📄 Мои документы и 💰 Долги по счетам — появляются после привязки: последние документы и неоплаченные счета с суммой долга.
• 📚 Документация, 🎓 Обучение, 🚀 Открыть приложение — быстрые ссылки.

Команды текстом: /start — приветствие и меню, меню или /menu — вернуть меню.

Кабинеты, регистрация и пользователи

Кабинет — ваше рабочее поле: свои фирмы, товары, документы и пользователи. Данные разных кабинетов полностью изолированы — другая компания работает в своём кабинете и ваших данных не видит.

Регистрация

Нажмите «Зарегистрировать кабинет», укажите название кабинета, своё имя, логин и пароль, затем выберите способ подтверждения: MAX или Telegram (@prostodok_bot) — отправьте показанный код нашему боту (в Telegram достаточно нажать кнопку и «Start»), регистрация подтвердится сама, а диалог сразу привяжется к учётной записи; почта — введите 6-значный код из письма. Код действует 15 минут, повторная отправка — не чаще раза в минуту. Тот, кто зарегистрировал кабинет, становится его владельцем.

Пользователи кабинета

Владелец и администраторы заводят коллег в разделе «Пользователи»: логин, имя, пароль и роль. Администратор — работает с документами и управляет пользователями; пользователь — только работает с документами. Ненужную учётную запись можно отключить — данные и история сохраняются. Свои имя, почту и пароль каждый меняет в «Профиле» (клик по имени в шапке); там же — код для привязки к боту MAX.

Вопросы и ответы